北京同仁堂健康药业股份有限公司(简称同仁堂健康药业)ERP及 POS项目的顺利上线,打破了中医药行业长期存在的发展瓶颈,建立起独具特色的“智慧”管理体系,实现从供应链到营销链的全程信息集成共享,达到财务与业务的一体化运作,提升了企业的核心竞争力。
该项目标志着我国中医药行业朝着现代化管理方向迈进了实质性的一步,对全行业实现跨越式发展,挖掘更大潜力抓住市场契机具有里程碑式意义。
借助ERP二次创业
同仁堂健康药业于2003年4月注册成立,是北京同仁堂(集团)有限公司所属的十大公司之一,也是集团三大支柱公司之一。同仁堂健康药业研发、生产、销售传统中成药、参茸饮片、滋补类保健食品、普通营养食品等产品,是一家以高新技术为主导,集制造、物流分销和零售终端于一体的现代化企业。
公司成立后的短短6年多,同仁堂健康药业的营业额从1.8亿元增长到30亿元,拥有上千家零售终端。但是,与国内其他传统药业企业一样,同仁堂健康药业采用传统的人工管理方式,只是在日常管理中使用一个定制功能比较简单的进销存软件。即使多次对系统进行完善,它仍然不能支撑业务的飞速发展,数据的准确性也受到考验。可以想像,同仁堂健康药业面临着越来越大的管理压力,亟待建设一个能够提供准确数据的业务平台。
为此,同仁堂健康药业将2009年定为基础管理年,希望建立以人才、科技为支撑的智能管理体系,并将ERP系统作为首要推进的项目。同仁堂健康药业高层非常重视信息化建设,ERP系统的实施和应用被视为公司二次创业的助推器。董事兼总经理俞俊说:“要建立前端高效、后端有序的管理体系,都要以ERP为基础。有了这个基础,我们企业的战略规划才能实现,运用现代科技手段来运营传统行业企业的理念才能得到实现。”
四招保证系统平稳上线
2007年,首席信息官俞睿璇来到同仁堂健康药业时,IT部门只有5个人。“我们的信息化基本上从零开始。”俞睿璇介绍说。而在2009年3 月至9月,同仁堂健康药业用短短的半年时间就成功上线ERP和POS (Point Of Sales,销售终端)系统,其中ERP系统包含了财务、分销和制造。之所以做到这样,主要归功于同仁堂健康药业在系统建设时采用的四个有效策略。
策略一:软件选型 磨刀不误砍柴功
在2008年初,同仁堂健康药业开始从价格、软件与管理现状的匹配度和实施难度几个角度对ERP产品进行海选。为了保证能够选择到合适的ERP产品,俞睿璇带领选型小组每个月都出去看产品、看案例。
曾经,俞睿璇想先选一个中型的国内ERP产品以便短平快地解决企业最紧迫的零售管理难题。但是,考虑到如果采用这种做法,公司在一年后可能还要面对产品选型的问题,给IT部门和业务部门造成很大压力。2008年8月,同仁堂健康药业最终决定一步到位,直接选择成熟的国际化厂商的ERP产品。
与此同时,考虑到同仁堂健康药业的零售终端都是自有门店,对门店管控的需求较高,同仁堂健康药业决定在上ERP系统的同时再上一套POS系统。
策略二:系统实施 借船出海
同仁堂健康药业深谙“三分软件,七分实施”的道理。在同仁堂健康药业的信息中心,除了一位员工曾经参与过ERP项目以外,其他员工都没有ERP项目经验。所以,对他们来说,选择一个经验丰富的实施合作伙伴对他们来说甚至比软件选型更加重要。
为了弥补在ERP项目实施上经验不足的欠缺,同仁堂健康药业选择了在实施方面具有丰富经验的IBM作为其战略合作伙伴,并在签约时特别要求经验丰富的咨询顾问刘运霞作为IBM方的项目经理。事实证明这种做法是正确的。据俞睿璇介绍,同仁堂健康药业在实施 ERP过程中,对200多个流程进行了重新梳理,刘运霞和她带领的 IBM团队功不可没。
策略三:运维提前 确保系统成功上线
2009年8月,同仁堂健康药业ERP和POS两个系统已经实施完毕准备上线。POS系统与门店的销售密切相关,一旦系统出现任何问题,就可能直接影响销售业绩,俞睿璇在模拟测试问题不大的情况下还是顶着压力决定推迟上线。
与此同时,项目组紧急建设了一个信息中心帮助台,帮助台匹配了呼叫中心,除了接线员,项目支持人员作为二线人员来协助帮助台处理问题;二线人员不能解决的问题,内部顾问则作为呼叫中心的三线专家来处理。有了这个帮助台,ERP用户一旦在应用过程中发现任何问题,都可以在第一时间通过帮助台来得到解决。相关人员将这些问题进行完整的记录以供日后的业务参考。
2009年9月1日,经历6个多月努力,ERP和POS系统终于正式上线,同仁堂健康药业总部以及试点实施的门财务和业务都过渡平稳。紧接着的“十一”长假期间,同仁堂健康药业的销售额直线上升,可项目组的员工却非常紧张。结果,他们的担心是多余的,新系统顺利度过了这个应用高峰期。
策略四:人才培养 实战练兵
在系统实施过程中,同仁堂健康药业充分借助合作伙伴IBM的力量。但是,同仁堂健康药业绝非完全依赖IBM,而是边实施边建设团队。
在项目实施之初,同仁堂健康药业信息中心的力量比较薄弱。为了保证系统的成功实施,同仁堂健康药业充分利用信息中心以外的资源,在公司内部对ERP和POS项目进行总动员,并且成立了由各部门主管组成的进度督导小组。同时,他们还将员工对项目的支持情况作为绩效考核指标之一。
在系统上线前,对最终用户的培训是同仁堂健康药业项目组的一项非常重要的工作。很多业务部门的工作方式从没有系统支持到依赖系统来工作,同仁堂健康药业很多员工都很难改变原来的工作习惯去适应这种转变。面对这个问题,项目组最有效的做法就是加强培训。他们首先对18个关键用户进行一对一的培训,然后再让这些关键用户回到工作岗位后对本部门的最终用户进行培训。
这些关键用户被视为同仁堂健康药业企业人才的第三梯队,他们已成长为业务部门的骨干,有一些甚至被吸收成为信息中心成员,信息中心的人才力量得以加强。现在,同仁堂健康药业的信息中心已经扩大到52人。不仅如此,同仁堂健康药业还要培养内部顾问。 “因为企业正处于快速扩张时期,我们要为新门店成立后进行系统的快速复制做好准备。”俞睿璇说。
向智能管理迈出第一步
在六个月的实施过程中,IBM项目组始终以业务流程为导向,以提升管理服务和控制为目标,打通了同仁堂健康药业的各个关键业务领域-从一线业务需求到计划的产销衔接、从采购到付款、从生产计划到生产执行运作、从一线要货到物流配送、从终端销售到收款-确保 POS到ERP的各级业务高度集成、高度协同,最终实现供应链到营销链的端到端的全程信息集成共享。同时,项目组建立了集成灵活的财务体系,通过集成前台业务流与后台信息流的数据,实现财务业务一体化运作,极大程度地提升了企业的内部管控能力和现代化水平。
同仁堂健康药业财务总监何琼表示, ERP系统上线后受益最大的是财务部门。这主要体现在三个方面。第一,ERP帮助同仁堂健康药业的财务管理从核算型向管理型转变。她分析说,同仁堂健康药业业务飞速发展,如果仍然采用原来的手工作业,工作量之大不可想象。现在通过ERP系统自动处理数据,财务人员不用再埋头记录数据,转而关注数据的准确性和有效性。第二,财务管理更加纵深化,因为同仁堂健康药业的业务包含从生产到物流,再到多种销售终端、电子商务等内容,财务工作从单一维度的分析记录要转化为多维度的分析,从粗线条管理转化为细节化管理,这靠手工作业是无法实现的。ERP给财务部门一个很好的财务核算工具,使财务工作更加细致、多元化。第三,ERP实现了财务业务的一体化,使得所有数据都可以整合共享,提高财务管理水平。
将ERP系统和POS系统打通,让同仁堂健康药业市场部对门店的管理更加高效、可控。过去,零售终端每个星期给市场部传真一次手工统计的数据,但是这些数据有可能跟实际的数据不一样,市场部的工作人员经常要去门店核查数据。现在情况大大不同了。市场部的关键用户介绍说:“现在我们可以通过ERP系统实时看到各个销售终端的销售、库存数据。如果发现他们的库存不足,我们就会提醒他们及时补货。如果我们发现某款产品的销售额特别低甚至为零,我们就会和门店的负责人一起讨论到底是什么原因,商量相应的对策。”
采购部门的工作也因此有了很大的提升。相关人员可以从ERP上直接导出物料需求计划,结合库存情况生成采购订单,而且每个产品都会显示其可选择的供应商。