企业沟通协同 如何让效率与安全并存

2015年07月27日16:32  新浪资讯

  企业协同效率和沟通安全问题一直被关注着,而各种抱怨却也一直存在,可惜防不胜防久治不愈。向移动互联化管理发展的呼声一波波没有停止,实际执行上又几家欢乐几家愁?对于这些情况,企业是否采取了有效的措施?还是仅仅谈谈而已?

  企业沟通效率低,不通则痛

  企业沟通协同可以很形象的以城市排水系统作为比喻,地下排水系统应有合理的排流线路,各个环节通路衔接需恰当,一砖一瓦都需要精心布置,最重要的是管道的容水量要足够大。这就好像一个城市的脉络,让城市保持呼吸的畅通,一旦堵塞便会造成不同程度的损害。

  而一个好的系统并不需要花哨的高科技,以古老的巴黎排水道为例,约2.6万个下水道盖、6000多个地下蓄水池,1300多名专业维护工,因此,这种四通八达的系统能够顺利排水。19世纪并没有现代化的高科技,之所以能够让现代人都惊叹,就是因为其系统因地制宜,且拥有发达的企业化复杂运作和灵活机动的应急机制。

  避免“逢雨必涝”,企业飞速的运作需要有足够强大的沟通协同系统来支撑,不需要其软件有多么庞大,但要有针对问题的有效措施和灵活应对各种复杂情况的机制,因为,职场瞬息的变化比天气更为莫测。而很多企业沟通应用常常对问题的把握不到位,措施自然不会有效,亦或是没有系统的规划,有一个问题紧急应对一个问题,就像城市的排水系统,堵一次挖通一点,最后挖的乱七八糟问题也没解决。

  在众多企业IM应用中,钉钉的成长之快似乎是意料之外,正式对外发布仅半年时间就跻身同类软件移动端下载量前十,并且增长量一直不减。究其原因,一是定位明确,钉钉自发布之日起就明确其企业级沟通方式的定位;二是,其针对企业沟通方面问题的灵活和系统的解决方案,当然,团队背景和完全免费也是它的很大优势。近日,钉钉发布了2.2版本,在针对团队整体沟通畅通方面很下工夫。针对现在职场人士十分不定的办公状态采取了措施,很多中小企业的员工都有大量临时外勤需求,由于状态更新不及时,常常找了很久才发现要找的人其实不在公司。新版本中,匹配各种工作状态(例如请假,出差,外出),钉钉可自动更新员工当日个人签名档,为优化找人环节增添新的一笔。

  “可对重点对象设置特别关注”这一功能上线,也确保把重要消息遴选出来,进而提升效率。

  沟通细节方面,钉钉支持聊天邮件与C-space互通,并且增加了已发消息可撤回、可清空聊天记录的功能。也许是由于发出的信息才能得到真正重视,在聊天中,很多人会在发出一条消息后立刻后悔,此项灵活机制在聊天功能里十分有用。而相比微信自动撤回消息时限2分钟,钉钉消息撤回的时限是3分钟,此类细节部分的设定,笔者认为相比于生活中的沟通方式,职场上的沟通应用需要更加严谨的处理方式,和更宽松的思考和找回时限。

  机密消息易泄露,信任危机

  相比于生活中的讹人碰瓷这类人与人间的信任危机,职场上的情况更加严重且无形,让人防不胜防。投标报价,技术细节,战略研讨,产品计划,当你正热火朝天的讨论这些涉及公司重要利害关系的信息时,可能分分钟被截屏转走。在企业内部或企业之间的文件传输中,经常会发生资料被盗,离职员工带走重要文件的情况。碰瓷还有可能去查监控,但企业在沟通中涉及人员很多,防护审查困难。为了信息安全,企业防了外部防内部,但有时即便伤了信任伤了感情,还是没有防住。

  钉钉的澡堂模式是其十分用户欢迎的一项功能,它针对职场上的私密沟通问题而设。相比早期的澡堂模式,钉钉2.2对私密聊天的保护更加完整,界面也有所调整。从信息提示开始,他人发来的澡堂聊天消息提示不会直接出现在消息列表中,目前的提示是一个带着墨镜的笑脸,摇一摇点击输入安全密码才能进入澡堂消息列表。在聊天中,用户的姓名、头像等隐私信息会被自动隐藏,即使截图也无法知道马赛克下的人是谁。聊天消息不可复制转发,且阅后即焚,双方都不留存。墨镜提示的入口在增强私密防护的同时提升了使用上的趣味性,而有内部消息透露,澡堂模式的入口很有可能变成另外一种形式,钉钉又要为私密聊天玩出什么新“花样”呢?大家可自行猜测。

 墨镜提示

  对于企业文件存储,C-Space的保护措施也考虑到了各种情况。钉盘中的文件空间按企业群组细分,对于文件可编辑人员规定十分严格,群组文件只有管理员可编辑,其余人员只能查看下载,并且钉盘对文件有自动鉴权功能,只有被C-Space判定为有权限的人才能查看该文件。

  对于这些功能,一些用户可能会认为太为繁琐,但相比于信息丢失后的损失来说,前期费事多做些防护,这两项孰轻孰重可自行判断。至于在具体使用中,用户是否能如钉钉所说“体验BAT级别的安全保护”,其各种保护措施是否到位,还需真正使用后才能判断。

  此次2.2版本钉钉不仅在影响整体体验畅通的环节对一些功能做了优化,还增加了一些功能。例如,手机端可以发布公告和查看阅读状态、聊天消息中的图片和文件自动归档,方便查询等等。新版中另外一个小的亮点,是钉钉针对个性化定制方面,为增加员工归属感,支持认证企业设置其专属启动页,并且企业可根据自身情况,定制专属审批类型。使用钉钉作为其沟通方式的企业越来越多,对钉钉的个性化要求也变高了,此次更新的专属化内容增加正是因为企业的这一需求。而很多时候,定制就是免费变收费的前兆,完全免费的钉钉,其盈利模式一直是业内人士所热议的一点,不知此次更新的定制化内容是否是为迈入收费模式而做的铺垫呢?目前还不得而知。

 

 

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